똑쟁이 일잘러가 되어보자!(전화 예절 알아두기)

안녕하세요, 밍율이입니다!

이제 고등학교, 대학교를 졸업한 청년들이 취업을 준비하거나, 좋은 회사에 취직하여 첫 사회생활을 시작하는 시기가 되었죠. 첫 출근을 시작하기 전 떨리기도 하고, 잘 할 수 있을지 걱정도 되는 다양한 감정이 들텐데, 가기 전 알아두면 좋을 내용을 가져왔어요😁😁 바로, 전 화 예 절📞📞📞 

업무를 하기 전, 전화예절을 미리 알아둔다면 조금 더 능숙하게 업무에 대응할 수 있어요. 함께 전화 예절에 대해 알아보아요.

---

1. 유선 통화 시 가져야 할 기본 태도

1) 전화 받을 때 인사말 생각해두기

 

전화를 받을 때 "여보세요?"로 시작하는 것이 아닌, "안녕하세요, ○○회사 ○○팀 ○○○입니다"라고 인사말을 생각해두고 연습해보세요. 처음에는 어색하겠지만, 연습하고 전화응대를 하다보면 자연스럽게 인사로 시작할 수 있어요. 

 

2) 정확하고 또렷한 발음으로 말하기

유선으로 내용을 전달할 때 표정, 제스처를 볼 수 없고 목소리로만 주고 받다보니, 또렷한 발음과 빠르지 않고 적절한 속도로 말하는 것이 중요해요.

반응형

 

3) 높임말 사용하기

고객, 동료, 거래처 등 상관없이 유선 통화 시 기본적으로 표현하는 존칭(예: 대리님, 고객님 등)과 공손한 표현을 사용하는 것이 바람직 해요. 예를 들어, "말씀해주신 내용이 ~가 맞으실까요?" 등 정중한 표현을 사용해 주세요.

 

4) 전화 내용 메모하기

중요한 내용을 빠르게 기록할 수 있도록 메모하는 것이 필요해요. 상대방의 소속과 직급, 이름, 요청사항 등 유선으로 주고 받은 내용을 정리해 보세요. 또한, 전화 끊기 전에 한 번 더 확인하면 정확한 내용이 메모되었는지 체크할 수 있답니다.

 

2. 전화받을 때 

1) 신호음이 3번 울리기 전 받기

전화가 울리면 심장이 쿵쾅거리겠지만, 3번 이상 울리기 전에 받아야 해요. 너무 늦게 받게 된다면 상대방도 불편하고, 같은 공간에 있는 동료들도 전화음으로 인해 업무에 방해될 수 있어요.

 

2) 내가 누구인지 밝히기

전화를 받고서 연습했던 인사말을 하며 내가 누구인지 밝혀주세요. "네, 여보세요? 무슨일이신가요?"라고 했을 때, 상대방은 '내가 전화하려고 했던 곳이 맞을까?'하는 생각이 들 수 있거나, 다른 사람과 통화해야 하는데 잘못 전화하여 번거롭게 내용을 두 번 전달해야 하는 걸 방지할 수 있어요.

 

3) 상대방이 누구인지 확인하기

내가 누구인지 밝혔다면, 상대방이 누구인지, 어떤 요청사항인지 확인하는 것이 필요해요. 용건에 따라 담당자가 달라질 수 있기 때문이죠. 

 

4) 요청사항 잘 듣고 확인하기

전화할 때 메모는 필수라는 것, 위의 내용에서도 다루었는데요~ 요청사항을 메모했다면 정확한 내용인지 한 번 더 확인해주세요. 업무의 혼선을 방지할 수 있답니다. 

 

5) 감사 인사로 마무리하기

용건이 마무리된 후, 전화를 끊기 전 "도움이 되셨을까요? 감사합니다. 좋은 하루 되세요.", "확인 후 다시 연락드리겠습니다.감사합니다." 등 인사말로 전화를 끊는다면 서로 기분 좋게 마무리할 수 있어요.

728x90

 

6) 상대방이 전화 끊도록 기다리기

전화 예절 상 상대방이 먼저 전화를 끊도록 기다리는 것이 좋아요. 전화가 끊겼는지 확인하고 수화기를 내리지 않고 먼저 끊는다면, 상대방이 당황할 수 있어요. 

 

3. 전화 걸 때

1) 전달할 내용 정리 후 전화걸기

전달할 내용을 간략하고 명확하게 정리하지 않고 전화한다면 상대방도 요청사항을 헷갈릴 수 있어요. 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 순서인 육하원칙에 따라 정리해두고 전화하여 전달한다면 상대방도 이해가 빠르게 될 수 있어요.

 

2)  업무시간 고려하기

정말 중요한 내용이죠.. 업무시간 전(8시 50분), 점심시간(12시~1시), 업무 종료 직전(5시 50분)에 전화하는 건 피하는 게 매너예요.😥 나의 업무시간이 다르다고 해서 상대방의 시간을 고려하지 않고 전화하는 것보다, 상대방이 업무를 빠르게 처리할 수 있는 시간에 요청한다면 서로가 좋은 관계를 유지할 수 있겠죠?

 

3) 감사 인사로 마무리하기

요청한 내용에 대해 전달이 완료되었다면, "회신 부탁드립니다. 감사합니다." 등 인사로 마무리해보세요. 서로 기분 좋게 전화를 끊을 수 있답니다. 

 

---

오늘은 업무 상 전화예절에 대해 알아보는 시간을 가졌어요. 전화는 단순한 의사소통을 넘어 서로에 대한 신뢰를 만들고, 업무가 원활하게 진행될 수 있도록 도와주기도 해요. 전화예절에 대해 알아두고 업무에 적용한다면 동료들에게도 "오~ 좀 배웠는데?"하는 좋은 첫인상을 남길 수 있을 거예요😊😊 첫 취업, 첫 출근 축하드리며, 앞으로 하나 하나 잘 이겨나가길 바라요😉😉😉

이번 저의 포스팅에 대해서 관심 가져주셔서 감사드리며, 오늘도 따뜻하고 즐거운 하루 되세요~😁😁